Ben jij al vertrouwenspersoon of overweeg je dit te worden? Dan heb je vast gehoord van de LVV-registratie. Maar hoe werkt dat precies? Hoe zorg je ervoor dat je niet alleen geregistreerd wordt, maar ook geregistreerd blijft? Geen zorgen – in deze blog leggen we alles helder voor je uit, inclusief tips over hoe wij bij Compliance Insights Academy je daarbij kunnen ondersteunen.

Meldingen die de vertrouwenspersoon bereiken zijn niet altijd beperkt tot ongewenste omgangsvormen. Deze kunnen ook gaan over misstanden, ook wel klokkenluidersmeldingen genoemd. Tegen de achtergrond van meldingen over integriteit speelt een recent in werking getreden wet, de Wet bescherming klokkenluiders (Wbk). De werkgevers waar deze nieuwe wet op van toepassing is moeten onder andere een onafhankelijke functionaris (meldloket of meldkanaal) aanstellen waar misstanden bij gemeld kunnen worden.

Als vertrouwenspersoon kan je verschillende “petten” op hebben binnen een organisatie. Je hebt de pet van “gebruikelijk” vertrouwenspersoon, de VPO (vertrouwenspersoon ongewenst gedrag). Daarnaast bestaat er de VPI (vertrouwenspersoon integriteit). Deze twee rollen vallen ook met elkaar te combineren. Maar een vertrouwenspersoon kan ook fungeren als meldloket in de zin van de Wet bescherming klokkenluiders. Er valt veel te zeggen over de vraag of dit ook daadwerkelijk wenselijk is, maar theoretisch is het mogelijk. Ook komen wij in de praktijk al vertrouwenspersonen tegen die ook daadwerkelijk zijn aangesteld als meldloket.

Ongewenst gedrag of een integriteitsschending is niet wenselijk binnen een organisatie. Dit kan onder andere de sfeer op de werkvloer beïnvloeden. Indien er sprake is van ongewenst gedrag of een integriteitsschending zal een werkgever de beste ondersteuning moeten bieden. Ongewenst gedrag of een integriteitsschending kan aanleiding geven om een melding of een klacht in te dienen. De termen klacht en melding worden regelmatig door elkaar gebruikt. Toch zijn er een aantal verschillen tussen een klacht en een melding welke belangrijk zijn voor onder andere de procedure en de beantwoording van de vraag wie een klacht/melding mag indienen. In deze blog zullen wij deze verschillen toelichten.

Cultuurveranderingen komen niet vanzelf. Het is van belang consistent te handelen en drempels en handelingsverlegenheid weg te nemen. De omgang met meldingen is belangrijk voor de aanpak van seksueel grensoverschrijdend gedrag, daarnaast is het ook een hulpmiddel om sensitiviteit in te bouwen in organisatieculturen. Op 13 maart 2024 is de handreiking ‘Cultuurverandering op de werkvloer’ verschenen. Een nieuwe editie van de handreiking voor organisaties over seksueel grensoverschrijdend gedrag op de werkvloer. In deze editie zien we een verschuiving: van goed omgaan met meldingen van seksueel grensoverschrijdend gedrag naar een strategie voor preventie en cultuurverandering binnen de organisatie. Daar waar het ‘doen’ in eerste instantie nog best veel improvisatie inhield, wordt dit nu een gestructureerde aanpak, die breder binnen organisaties bekend aan het worden is.

Vanaf 1 februari kunnen klokkenluiders in aanmerking komen voor gratis rechtsbijstand , dankzij een regeling opgesteld door de staatssecretaris van Koninkrijksrelaties en Digitalisering, de minister voor Rechtsbescherming en het Huis voor Klokkenluiders. De regeling wordt uitgevoerd door de Raad voor Rechtsbijstand in samenwerking met het Huis voor Klokkenluiders. Dit biedt een laagdrempelige mogelijkheid voor klokkenluiders om hulp te krijgen, vooral wanneer zij negatieve gevolgen ervaren van hun melding. Het doel is niet alleen om klokkenluiders te beschermen, maar ook om de bereidheid om misstanden te melden te vergroten.

In deze blog duiken we dieper in op het begrip VPI - Vertrouwenspersoon Integriteit. We bespreken de rol en verantwoordelijkheden van een VPI, zoals het verstrekken van advies bij integriteitsschendingen en het bevorderen van integriteit binnen organisaties. Daarnaast onderscheiden we de functie van een VPI van die van een VP en verkennen we de mogelijkheid van een VPI als meldloket, waarbij de anonimiteit van melders gewaarborgd wordt.

Integriteit is van cruciaal belang voor organisaties, maar effectieve communicatie over dit onderwerp is vaak uitdagend. Het Huis voor Klokkenluiders heeft een waardevolle brochure samengesteld met inzichten en tips voor het communiceren over integriteit binnen organisaties. In deze blog worden de acht tips kort uiteengezet.

De rol van vertrouwenspersoon kan gecombineerd worden met die van onafhankelijk meldloket. Volgens de Europese Klokkenluidersrichtlijn en de Wet bescherming klokkenluiders moeten werkgevers een onpartijdige persoon aanstellen om meldingen van misstanden op te volgen. Werkgevers doen er goed aan om voor het melden van misstanden een Vertrouwenspersoon Integriteit aan te stellen. Deze heeft specifieke kennis van integriteitsissues en het traject bij het melden van misstanden.

Op zaterdag 18 februari 2023 is een deel van de Wet bescherming klokkenluiders in werking getreden. Werkgevers in de publieke sector dienden al op 17 december 2021 te voldoen aan de Klokkenluidersrichtlijn. Ten aanzien van de private sector geldt dat organisaties met 250 of meer werknemers en organisaties die werkzaamheden verrichten op het gebied van financiële diensten, vervoer & milieu moe(s)ten voldoen per 18 februari 2023. Organisaties met 50-249 werknemers hebben tot uiterlijk 17 december 2023.