Het verschil tussen een melding en een klacht

Ongewenst gedrag of een integriteitsschending is niet wenselijk binnen een organisatie. Dit kan onder andere de sfeer op de werkvloer beïnvloeden. Indien er sprake is van ongewenst gedrag of een integriteitsschending zal een werkgever de beste ondersteuning moeten bieden. Ongewenst gedrag of een integriteitsschending kan aanleiding geven om een melding of een klacht in te dienen. De termen klacht en melding worden regelmatig door elkaar gebruikt. Toch zijn er een aantal verschillen tussen een klacht en een melding welke belangrijk zijn voor onder andere de procedure en de beantwoording van de vraag wie een klacht/melding mag indienen. In deze blog zullen wij deze verschillen toelichten.

Onder ongewenst gedrag op de werkvloer wordt verstaan pesten, discriminatie, (seksuele) intimidatie of agressie en geweld in. Een klacht van ongewenst gedrag zal hierover moeten gaan. Het doel van een klacht is genoegdoening krijgen. De behandeling van een klacht is er in eerste instantie op gericht het vertrouwen tussen de organisatie en de klager te herstellen. Bij een klacht is de klachtenregeling ongewenst gedrag van toepassing. 

Een integriteitsschending kan worden gemeld indien een medewerker handelt in strijd met de voorschriften van een organisatie of indien een medewerker op een andere wijze de normen en waarden niet naleeft. Enkele voorbeelden van integriteitsschendingen zijn belangenverstrengeling, verduistering, fraude en lekken van informatie. 

Een melding is erop gericht een bepaalde situatie te beëindigen die naar het oordeel van de melder niet in orde is. Hierbij wordt de integriteitsschending rechtgezet. Een melding is primair in belang van de organisatie. Bij een melding is de meldregeling van toepassing, die overigens een breder bereik heeft dan de klachtenregeling ongewenst gedrag. 

Wie dient een klacht of melding in? 

Een klacht wordt ingediend door een persoon die het ongewenste gedrag zelf heeft ervaren. Een omstander kan in de meeste gevallen geen klacht indienen. 

Dit wijkt af van een melding. Een melding kan door alle medewerkers worden ingediend. Dus ook als de medewerker omstander is geweest en het niet zelf heeft ervaren. Daarnaast kan een melding van een misstand of integriteitsschending ook worden ingediend door mensen die niet (meer) werkzaam zijn in de organisatie, zoals een oud-medewerker, sollicitant of leverancier. Een klacht wordt schriftelijk ingediend en bevat namen van beklaagde(n) en getuige(n). Hierdoor kan een klacht niet anoniem worden ingediend. Een melding kan daarentegen wel anoniem worden ingediend. 

De procedure van een klacht of melding

Een klacht wordt ingediend bij de klachtencommissie of de werkgever waar de beklaagde (werknemer) werkzaam is. Een klacht dient vervolgens onafhankelijk onderzocht te worden. Er vindt dan ook een onafhankelijkheidstoets plaats door een onafhankelijke en ter zake kundige klachtencommissie. Indien er sprake is van onafhankelijkheid van de klacht wordt deze in behandeling genomen, aldus volgt na de onafhankelijkheidstoets de klachtbehandeling. Aan de hand van wat er uit het onderzoek komt, kunnen werkgevers maatregelen nemen.

Een (vermoeden) van een integriteitsschending kan worden gemeld bij de leidinggevende of bij een integriteitscoördinator van het betrokken onderdeel of concern (ICC). De integriteitscoördinator formaliseert de melding, zodat het duidelijk is dat er een melding is gedaan en op welke gedraging deze betrekking heeft. Deze vastlegging geschiedt volgens de Uniforme Registratie (vermoedens van) Integriteitsschendingen (URI). Op deze wijze worden de aard, opvolging en de afdoening van de melding vastgelegd. Na deze registratie zal de integriteitscoördinator samen met de beveiligingscoördinator het hoofd van dienst adviseren over verdere opvolging. Indien de feiten onduidelijk zijn, kan er een onderzoek worden ingesteld (de onderzoeksfase). In de onderzoeksfase is er een vooronderzoek waarin wordt verkend of de melding onderzoek waardig is teneinde een beslissing te kunnen nemen of een feitenonderzoek moet worden ingesteld. 

Hierna volgt de afdoeningsfase. Hierin neemt het hoofd van dienst, namens de werkgever, een beslissing over de afdoening en informeert daarover zowel de melder als betrokkene.  

Het grote verschil op het gebied van de procedure komt aan het licht bij de opvolging van een klacht. Bij een klacht kan een medewerker min of meer een behandeling afdwingen als deze ontvankelijk is, terwijl dat bij een melding het bevoegd gezag is die beslist over de opvolging. 

Betrokkenheid van klager/melder bij de opvolging  

De betrokkenheid bij een klacht of melding is afhankelijk van de persoonlijke betrokkenheid. Een klager is altijd betrokken bij een klacht over ongewenst gedrag, hij of zij is onmiskenbaar een van de betrokkenen bij de behandeling. 

Bij een melding is dit niet het geval. Een melder hoeft geen onderdeel te zijn van het vervolgproces. Een melder hoeft namelijk geen persoonlijke betrokkenheid te hebben. De melder zal in dat geval enkel geïnformeerd worden over de processtappen zonder daarbij partij te zijn. Indien de melder wel persoonlijk betrokken is, wordt hij of zij wel meegenomen in het vervolgproces.

Kortom, terwijl een klacht en een melding vanuit het eerste oogpunt hetzelfde lijken te zijn, zijn er wel degelijk verschillen. De verschillen zijn terug te zien in wie een klacht of melding indient, de procedure en de betrokkenheid bij de opvolging van een klacht of melding.