Klachtenregeling
Waarom een klachtenregeling?
Klacht indienen
Klachtenbrief
Procedure
Openbaarheid
Vertrouwelijkheid
Bewaringstermijn
Compliance Insights Academy staat voor het leveren van kwalitatief uitstekende trainingen, adviezen en versterking aan organisaties.
Toch kan het gebeuren dat u als klant, opdrachtgever of leverancier niet tevreden bent over onze dienstverlening. Als dat het geval is, zullen we ons uiterste best doen om er gezamenlijk uit te komen.
Mocht dat echter niet lukken, dan wijzen we klanten, opdrachtgevers en leveranciers op de mogelijkheid om een klacht in te dienen.
Deze klachtenregeling beschrijft de manier waarop, opdrachtgevers en leveranciers klachten over de kwaliteit van de geleverde dienstverlening aan de orde kunnen stellen.
Klachten kunnen schriftelijk worden ingediend, dat betekent zowel per post als per e-mail. We streven ernaar uw klacht binnen 4 weken te hebben afgehandeld.
Indien u uw klacht wilt mailen, dan kan hiervoor het speciaal ingerichte e-mailadres worden gebruikt: klacht@complianceinsights.academy
Klachten kunnen per post worden gestuurd aan:
Compliance Insights Academy
T.a.v. Klachtenfunctionaris
Koninginnegracht 60
2514 AE Den Haag
Om de klacht goed te kunnen beoordelen dienen daarin in ieder geval de volgende elementen in te worden opgenomen:
Gegevens van de klant, opdrachtgever of leverancier
Omschrijving van de klacht
Om welke geleverde diensten het gaat
Tegen wie de klacht zich richt (de gehele organisatie of een specifieke medewerker)
Of er al eerder stappen zijn ondernomen
Welke oplossing er wordt gewenst
Bij binnenkomst van een klacht wordt de ontvangst daarvan binnen 2 werkdagen bevestigd en wordt de klager op de hoogte gesteld van de verdere procedure.
In eerste instantie wordt er door onze klachtenfunctionaris, mevrouw D.J. Nijkamp, binnen 14 dagen contact opgenomen met klager om over de klacht van gedachten te wisselen om te proberen daarvoor een oplossing te bewerkstelligen.
Als partijen naar aanleiding van de klachtenbrief een gesprek voeren en partijen worden het eens, dan wordt dit schriftelijk vastgelegd.
Als partijen het niet eens worden in een gesprek wordt dat eveneens schriftelijk vastgelegd en wordt tevens daarbij opgenomen dat beide partijen een vertegenwoordiger zullen aanwijzen voor de vorming van een ad hoc commissie.
Deze commissie zal bestaan uit een vertegenwoordiger van de klant, een vertegenwoordiger van Compliance Insights Academy en een onafhankelijke derde.
De uitspraak van de op bovenstaande wijze gevormde commissie is bindend.
Indien de eerder genoemde commissie niet tot een bindende uitspraak kan komen, wordt, na goedkeuring en aanvaarding van alle betrokkenen, een op voorhand reeds aangewezen onafhankelijke derde ingeschakeld die alsnog een bindend advies geeft.
Compliance Insights Academy verstrekt deze regeling aan haar klanten en opdrachtgevers.
Daarnaast zorgen we ervoor dat deze ook voor andere belanghebbenden ter inzage beschikbaar is.
Alle bij of via Compliance Insights Academy werkzame, bij de klacht betrokken personen, alsmede de klachtenfunctionaris staan jegens de klager in voor de vertrouwelijke behandeling van de klacht.
Het klachtdossier zal door Compliance Insights Academy, na de datum van definitieve afwikkeling van de klacht, tenminste drie jaar worden bewaard.