De rol van de vertrouwenspersoon bij klokkenluidersmeldingen
Meldingen die de vertrouwenspersoon bereiken zijn niet altijd beperkt tot ongewenste omgangsvormen. Deze kunnen ook gaan over misstanden, ook wel klokkenluidersmeldingen genoemd.
Tegen de achtergrond van meldingen over integriteit speelt een recent in werking getreden wet, de Wet bescherming klokkenluiders (Wbk). De werkgevers waar deze nieuwe wet op van toepassing is moeten onder andere een onafhankelijke functionaris (meldloket of meldkanaal) aanstellen waar misstanden bij gemeld kunnen worden.
Deze rol kan ook worden vervuld door de vertrouwenspersoon. Of dat wenselijk is, is een heel ander verhaal. Maar hiermee komen we op maar liefst 4 verschillende rollen die een vertrouwenspersoon kan aannemen, namelijk:
VPO
VPI
VPO & VPI
VPO/VPI & meldloket
In al deze rollen kan een vertrouwenspersoon te maken krijgen met een klokkenluiderssituatie. Hoe zien de taken van de vertrouwenspersoon er per rol uit op het moment dat een medewerker een klokkenluiderssituatie beschrijft?
De rol van de VPO bij klokkenluidersmeldingen
Als VPO sta je een klokkenluider te woord. In feite is iemand in dit geval “bij het verkeerde loket”. De VPO is er immers in principe puur voor ongewenste omgangsvormen. Als VPO informeer je de klokkenluider over “het juiste loket”. Het kan zijn dat de organisatie in kwestie een VPI heeft aangesteld. Daar kan de klokkenluider dan bij terecht. Is die er niet, dan kan er direct melding gedaan worden bij het onafhankelijk meldloket. Het kan echter zijn dat die er ook niet is, omdat 1) het bedrijf niet de verplichting heeft die aan te stellen of 2) de verplichting wel bestaat maar het meldloket desondanks nog niet is aangesteld. Als de melder toch ergens naartoe wil met zijn of haar verhaal, dan kan de vertrouwenspersoon het beste de persoon in kwestie verwijzen naar het Huis voor Klokkenluiders.
De rol van de VPO/VPI en VPI bij klokkenluidersmeldingen
Ben je VPI of heb je een gecombineerde rol van VPO/VPI? Dan wordt het lijstje met taken al een stuk langer. Maar ook in dit geval staat informeren centraal. Waarover dan precies?
In deze rol informeer je de melder over wanneer is er sprake is van een klokkenluiderssituatie en dus of de situatie waarmee iemand bij je is gekomen daaronder valt. Pas als het antwoord daarop positief is, kan jouw melder ook daadwerkelijk een klokkenluidersmelding doen, als hij of zij dat wenst. Vervolgens leg je uit waar kan worden gemeld. Op het moment dat de organisatie in kwestie een onafhankelijk meldkanaal heeft, dan kan er intern worden gemeld. Daarnaast kan een klokkenluiderssituatie ook altijd worden gemeld bij de bevoegde externe autoriteiten. Daarvan zijn er in totaal negen, waar het Huis voor Klokkenluiders er een van is.
Als vertrouwenspersoon leg je de stappen uit die worden genomen bij het doen van een melding, maar ook wat de gevolgen zijn. Die gevolgen zijn uit te splitsen in aan de ene kant de formele gevolgen, zoals het ontvangen van een ontvangstbevestiging, de mogelijk opvolging die wordt gegeven aan een melding en de terugkoppelingsverplichting. Maar – en zeker niet minder belangrijk – zijn de “informele gevolgen”. Wat haalt iemand potentieel op zijn nek door de klok te luiden? Alleen al het woord klokkenluider heeft een negatieve connotatie en in de media zijn genoeg voorbeelden voorbijgekomen van klokkenluiders waarbij het niet op positieve wijze is geëindigd. Het is belangrijk om met een melder te bespreken wat voor impact het doen van een klokkenluidersmelding kan hebben.
Vervolgens dient met de melder te worden besproken op welke bescherming kan worden gerekend op het moment dat een klokkenluidersmelding wordt gedaan. Wees hierbij kritisch: de wet spreekt dan wel van verschillende vormen van bescherming, waarvan het verbod op benadeling de belangrijkste is. Er zijn echter genoeg situaties in de praktijk te bedenken waarbij het de vraag is in hoeverre die bescherming reëel is.
Als vertrouwenspersoon ben je hiermee aan het meedenken en sparren over het wel of niet melden van een situatie. Aan de melder is het uiteraard uiteindelijk om die beslissing te nemen.
Als de melder beslist een klokkenluidersmelding te doen bij het onafhankelijk meldloket (of externe bevoegde autoriteit) dan kan de vertrouwenspersoon – indien gewenst – meehelpen bij het formuleren van de melding. Hierbij hangt het er natuurlijk vanaf hoe er gemeld gaat worden: telefonisch, een-op-een of schriftelijk.
Bij de melding houdt het echter niet op. Uiteraard afhankelijk van de wensen van de melder. Maar in principe begeleid de vertrouwenspersoon de melder van begin tot en met de afhandeling van de melding.
Het kan zo zijn dat een melder de melding anoniem wil doen. Dat zou gedaan kunnen worden via de vertrouwenspersoon. In dat geval vervult de vertrouwenspersoon een brugfunctie. Communicatie vanaf het meldloket naar de klokkenluider verloopt dan via de vertrouwenspersoon.
Zoals aangegeven kunnen klokkenluiders niet alleen intern melden, maar ook (direct) bij een bevoegde externe autoriteit. De vertrouwenspersoon zorgt ervoor dat de melder op de hoogte is van dit recht en informeert de melder over de verschillende autoriteiten die er zijn en hoe de procedure dan verloopt. Ook hierin kan de vertrouwenspersoon de melder verder begeleiden.
De rol van de VPI / meldloket bij klokkenluidersmeldingen
Tot slot kan je zijn aangesteld als VPI én onafhankelijk meldloket.
Ook hier sta je de melder te woord. Het is belangrijk af te spreken met de melder of deze bij jou is om informeel zijn verhaal te doen of om een officiële melding te doen. In dat laatste geval dien jij deze melding in behandeling te nemen en gelden alle formele vereisten uit de Wet bescherming klokkenluiders.