Aan de slag: het jaarverslag van de vertrouwenspersoon
Het opstellen van een jaarverslag is een belangrijke taak voor de vertrouwenspersoon. Het geeft inzicht in de aard en omvang van meldingen en klachten binnen een organisatie en biedt een waardevolle basis voor advies en verbetering. Maar hoe stel je zo’n verslag op, en waar moet je op letten? In dit blog bespreken we de belangrijkste elementen van een jaarverslag, met praktische tips om het proces te vergemakkelijken en de vertrouwelijkheid te waarborgen.
Het doel van een jaarverslag
Een jaarverslag is niet alleen een rapportage van het aantal meldingen en klachten; het heeft een bredere functie:
Inzicht geven in trends en ontwikkelingen op het gebied van ongewenst gedrag en andere vraagstukken.
Bijdragen aan bewustwording binnen de organisatie.
Adviezen bieden voor beleid en preventieve maatregelen.
Verantwoording afleggen over het werk van de vertrouwenspersoon.
Een goed opgesteld jaarverslag helpt om vertrouwen te wekken bij medewerkers én het management. Het is een instrument dat beleid en praktijk verbindt.
De essentiële onderdelen van een jaarverslag
Een overzichtelijk en goed gestructureerd jaarverslag bevat doorgaans de volgende onderdelen:
Inleiding
Doel en functie van het jaarverslag.
Korte uitleg over de rol van de vertrouwenspersoon.
Samenvatting van meldingen
Aantal en typen meldingen (bijv. intimidatie, discriminatie, pesten).
Eventuele trends of opvallende ontwikkelingen.
Behandelde casussen (geanonimiseerd)
Voorbeelden zonder herkenbare details, ter verduidelijking.
Preventieve activiteiten
Overzicht van voorlichting, trainingen of andere initiatieven om ongewenst gedrag te voorkomen.
Adviezen en aanbevelingen
Concrete suggesties voor verbeteringen in beleid of werkcultuur.
Conclusie en toekomstperspectief
Reflectie op het afgelopen jaar en doelen voor het komende jaar.
Vertrouwelijkheid waarborgen
Een van de grootste uitdagingen bij het opstellen van een jaarverslag is het bewaken van de vertrouwelijkheid. Om dit te waarborgen:
Gebruik geanonimiseerde data. Vermeld geen namen, afdelingen of andere details die personen herleidbaar maken.
Focus op trends en cijfers. Leg nadruk op algemene inzichten in plaats van individuele casussen.
Overleg met het management. Zorg dat je duidelijke afspraken maakt over wat wel en niet gedeeld wordt.
Tips voor een efficiënt proces
Een jaarverslag schrijven kan tijdrovend zijn, maar met een goede voorbereiding wordt het een stuk eenvoudiger:
Registreer meldingen gedurende het jaar. Houd een geanonimiseerde administratie bij van meldingen, klachten en interventies.
Maak gebruik van sjablonen. Werk met een vast format om structuur te houden. Wil je gebruikmaken van ons sjabloon? Neem contact op, dan sturen we je hem!
Analyseer regelmatig. Bespreek trends en opvallende casussen gedurende het jaar, zodat je niet alles aan het eind hoeft te analyseren.
Het presenteren van je jaarverslag
Een goed geschreven jaarverslag verdient een professionele presentatie. Dit helpt niet alleen om je bevindingen effectief over te brengen, maar ook om je aanbevelingen kracht bij te zetten. Houd hierbij rekening met:
Heldere visuals. Gebruik grafieken of tabellen om cijfers inzichtelijk te maken.
Kort en bondig. Focus op de kernpunten en laat ruimte voor vragen.
Aandacht voor je doelgroep. Pas je presentatie aan op het niveau en de belangen van je publiek, zoals het management of medewerkers.
Volg onze cursus:
Jaarverslag voor vertrouwenspersonen
Wil je meer leren over het opstellen en presenteren van een jaarverslag? Compliance Insights Academy biedt een praktijkgerichte cursus waarin je leert:
Welke elementen een jaarverslag moet bevatten.
Hoe je vertrouwelijkheid waarborgt bij het registreren en rapporteren van meldingen.
Hoe je trends analyseert, conclusies trekt en aanbevelingen formuleert.
Hoe je je jaarverslag helder en overtuigend presenteert.
Tijdens de cursus laten we ook tal van voorbeelden zien van de manieren waarop (onderdelen van) het jaarverslag kan worden aangevlogen.
De cursus is geaccrediteerd door de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen (LVV) en levert 6 BNS-uren op. Meld je aan voor een van de beschikbare data en krijg de tools die je nodig hebt om met vertrouwen je jaarverslag te schrijven en te presenteren.
Lees meer van onze blogs over dit onderwerp:
