Voorbij de cijfers: Hoe het menselijke verhaal je jaarverslag kracht bijzet
Een jaarverslag is vaak een document vol cijfers, grafieken en trends. Hoewel deze gegevens waardevol zijn, kunnen ze niet altijd de volledige impact van je werk als vertrouwenspersoon weergeven. Cijfers vertellen wát er gebeurt, maar niet altijd hóe het voelt, wat het effect is op de werkvloer, of welke menselijke dynamiek achter de meldingen schuilgaat.
Door het jaarverslag te verrijken met geanonimiseerde persoonlijke verhalen geef je medewerkers en management een beter inzicht in de realiteit achter de cijfers. In deze blog bespreken we hoe je storytelling kunt gebruiken om je jaarverslag krachtiger te maken, zonder afbreuk te doen aan vertrouwelijkheid en professionaliteit.
Waarom verhalen belangrijk zijn
Mensen verbinden zich gemakkelijker met verhalen dan met cijfers. Een persoonlijke anekdote of casus brengt de gevolgen van grensoverschrijdend gedrag, pesten of discriminatie tot leven en maakt de noodzaak van actie direct voelbaar.
Verhalen kunnen helpen om:
Empathie te creëren: Een concreet verhaal maakt het effect van ongewenst gedrag tastbaar.
Bewustzijn te vergroten: Het laat zien wat medewerkers kunnen tegenkomen in de organisatie.
Beleid te versterken: Door het koppelen van verhalen aan trends en aanbevelingen wordt duidelijk waarom specifieke maatregelen nodig zijn.
Een menselijke benadering kan het verschil maken tussen een management dat simpelweg het rapport ‘noteert’ en een organisatie die gemotiveerd is om in actie te komen.
De kracht van storytelling in het jaarverslag
Het gebruik van verhalen in je jaarverslag vraagt om een zorgvuldige aanpak. Vertrouwelijkheid staat altijd voorop, maar dat betekent niet dat je geen impactvolle voorbeelden kunt opnemen.
1. Kies herkenbare, geanonimiseerde casussen
Een sterk verhaal hoeft geen persoonlijke details te bevatten. Door casussen te anonimiseren (zoals het weglaten van specifieke functies, afdelingen of situaties) kun je een concreet beeld schetsen zonder iemands privacy in gevaar te brengen.
Voorbeeld:
"Een medewerker voelde zich buitengesloten door constante grapjes over haar afkomst. Dit begon onschuldig, maar groeide uit tot een situatie waarin zij zich niet meer veilig voelde om haar mening te delen. Samen hebben we gezocht naar manieren om dit bespreekbaar te maken en hebben we gewerkt aan bewustwording binnen het team."
Dit voorbeeld geeft een herkenbare situatie weer en maakt duidelijk waarom bewustwording essentieel is.
2. Maak het probleem en de impact tastbaar
Een goed verhaal gaat verder dan de gebeurtenis zelf. Het laat ook zien wat de impact was op de medewerker, het team en de organisatie. Dit helpt de lezer om in te zien waarom verandering nodig is.
Voorbeeld:
"Een team dat regelmatig conflicten meldde, bleek moeite te hebben met communicatie. Het gebrek aan openheid zorgde voor een gespannen werksfeer en een hoog personeelsverloop. Met training en begeleiding is er gewerkt aan vertrouwen binnen het team, wat de sfeer en prestaties verbeterde."
3. Verbind verhalen aan aanbevelingen
Gebruik verhalen om je aanbevelingen te onderbouwen. Als je bijvoorbeeld pleit voor een training over grensoverschrijdend gedrag, kan een anekdote illustreren waarom dit nodig is. Dit maakt je advies concreet en relevant.
Voorbeeld:
"Tijdens een melding bleek dat leidinggevenden niet goed wisten hoe ze moesten reageren op signalen van ongewenst gedrag. Dit onderstreept het belang van een training die hen handvatten biedt voor preventie en aanpak."
Storytelling met respect voor vertrouwelijkheid
Het opnemen van verhalen in een jaarverslag roept vragen op over vertrouwelijkheid. Hier zijn enkele tips om de balans te bewaren tussen impact en privacy:
Anonimiseer grondig: Vermijd alle details die personen of afdelingen herleidbaar maken. Gebruik in plaats daarvan algemene termen zoals “een medewerker” of “een team.”
Combineer verhalen: Als meerdere casussen een vergelijkbare kern hebben, kun je deze samenvoegen tot één verhaal. Dit vermindert de kans dat iemand zich herkent.
Focus op thema’s in plaats van individuen: Beschrijf de situatie in bredere termen, zoals “de impact van grensoverschrijdend gedrag op de werkcultuur.”
Vraag toestemming waar mogelijk: In sommige gevallen kun je toestemming vragen om een situatie (geanonimiseerd) te delen in het jaarverslag. Dit biedt de medewerker zelf de mogelijkheid om bij te dragen aan bewustwording.
Praktische voorbeelden van storytelling
Hier zijn enkele manieren waarop je storytelling effectief kunt gebruiken in je jaarverslag:
1. Thema-verhalen
Richt je op een specifiek thema, zoals werkdruk, en illustreer dit met een combinatie van verhalen. Bijvoorbeeld:
"In het afgelopen jaar zagen we een toename van meldingen over werkdruk. Medewerkers gaven aan zich overweldigd te voelen door onrealistische deadlines, wat leidde tot een toename van ziekteverzuim."
2. Voor- en na-verhalen
Laat zien hoe interventies hebben geholpen bij het oplossen van problemen. Bijvoorbeeld
"Een medewerker meldde pesten binnen zijn team. Na een reeks gesprekken met de betrokkenen en een training over teamcommunicatie is de sfeer aanzienlijk verbeterd."
3. Illustratieve quotes
Gebruik anonieme citaten om een situatie te verduidelijken. Bijvoorbeeld:
"‘Ik durfde geen fouten meer te maken, omdat ik bang was dat het weer een grap zou worden,’ vertelde een medewerker over de werkcultuur binnen zijn team."
Waarom verhalen organisaties in beweging brengen
Het toevoegen van persoonlijke verhalen aan je jaarverslag heeft niet alleen impact, maar kan ook organisaties helpen om verantwoordelijkheid te nemen. Verhalen blijven hangen en zetten aan tot actie. Ze maken beleid menselijker en laten zien waarom investeren in veiligheid en inclusie geen luxe is, maar een noodzaak.
Jouw rol als vertrouwenspersoon: bruggenbouwer
Als vertrouwenspersoon heb je een unieke rol: je staat dicht bij de medewerkers en begrijpt wat hen raakt. Door verhalen te integreren in je rapportages, geef je een stem aan de ervaringen die anders misschien verloren gaan in de cijfers. Dit versterkt jouw positie als bruggenbouwer tussen medewerkers en management.
Volg onze cursus:
Jaarverslag voor vertrouwenspersonen
Wil je meer leren over het opstellen en presenteren van een jaarverslag? Compliance Insights Academy biedt een praktijkgerichte cursus waarin je leert:
Welke elementen een jaarverslag moet bevatten.
Hoe je vertrouwelijkheid waarborgt bij het registreren en rapporteren van meldingen.
Hoe je trends analyseert, conclusies trekt en aanbevelingen formuleert.
Hoe je je jaarverslag helder en overtuigend presenteert.
Tijdens de cursus laten we ook tal van voorbeelden zien van de manieren waarop (onderdelen van) het jaarverslag kan worden aangevlogen.
De cursus is geaccrediteerd door de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen (LVV) en levert 6 BNS-uren op. Meld je aan voor een van de beschikbare data en krijg de tools die je nodig hebt om met vertrouwen je jaarverslag te schrijven en te presenteren.
Lees meer van onze blogs over dit onderwerp:
