Van inzicht naar actie: Hoe je trends in het jaarverslag vertaalt naar beleid

Het opstellen van een jaarverslag is een belangrijke taak voor de vertrouwenspersoon. Het geeft inzicht in de aard en omvang van meldingen en klachten binnen een organisatie en biedt een waardevolle basis voor advies en verbetering.

Als vertrouwenspersoon heb je een unieke positie binnen de organisatie. Door je rol krijg je inzicht in situaties die anders vaak verborgen blijven. Maar hoe gebruik je die informatie effectief in je jaarverslag? Het analyseren van trends en patronen in meldingen is een essentiële vaardigheid. Het helpt je om structurele problemen te identificeren en advies te geven dat echt impact maakt. In deze blog leer je hoe je dit proces stapsgewijs aanpakt.

Waarom is het analyseren van trends belangrijk?

Het opsporen van trends en patronen geeft inzicht in de onderliggende cultuur en dynamiek binnen een organisatie. Dit gaat verder dan alleen het tellen van meldingen. Het stelt je in staat om:

• Problemen in een vroeg stadium te signaleren.

• Trends te koppelen aan specifieke gebeurtenissen, zoals een reorganisatie.

• Doelgerichte aanbevelingen te formuleren die aansluiten bij wat er écht speelt.

Stap 1: Structuur aanbrengen in meldingen

Begin met het categoriseren van de meldingen die je het afgelopen jaar hebt ontvangen. Hierbij kun je denken aan indelingen zoals:

• Type melding: Intimidatie, discriminatie, pesten, seksuele intimidatie, enzovoort.

• Locatie of afdeling: Zijn er specifieke afdelingen waar vaker problemen voorkomen?

• Tijdstip: Zijn er bepaalde periodes waarin er meer meldingen waren, bijvoorbeeld rond evaluaties of na de zomer?

Door meldingen te ordenen, leg je een basis voor je analyse.

Stap 2: Combineer cijfers met context

Cijfers geven een overzicht, maar zonder context zeggen ze weinig. Neem bijvoorbeeld een stijging in meldingen over pesten. Dit kan wijzen op een toename van het probleem, maar ook op een groeiend vertrouwen in de vertrouwenspersoon. Door de cijfers te koppelen aan gebeurtenissen in de organisatie, kun je beter begrijpen wat de oorzaken zijn.

Stap 3: Identificeer patronen

Zoek naar terugkerende elementen, zoals:

• Specifieke situaties waarin meldingen ontstaan (bijvoorbeeld groepsdynamiek).

• Reageren melders vaker op bepaalde soorten gedrag?

• Zijn er trends te zien in de manier waarop meldingen worden afgehandeld (bijvoorbeeld via mediation of klachtenprocedures)?

Stap 4: Leg verbanden met preventieve acties

Hebben voorlichtingen of trainingen effect gehad? Als je dit kunt aantonen, levert dit waardevolle inzichten op voor de organisatie. Bijvoorbeeld: een daling in meldingen van seksuele intimidatie na een training wijst op succes, maar als meldingen blijven stijgen, kan dat betekenen dat er meer maatregelen nodig zijn.

Van trends naar beleid: de vertaalslag

Wanneer je trends hebt geïdentificeerd, is het tijd om deze te vertalen naar beleidsaanbevelingen. Dit vraagt om strategisch denken en een focus op praktische haalbaarheid.

1. Concretiseer je aanbevelingen

Vermijd vage uitspraken zoals "Er is meer training nodig." Geef concrete aanbevelingen zoals:
"Organiseer jaarlijks een training voor leidinggevenden over grensoverschrijdend gedrag en de gedragscode."
Dit maakt je advies actiegericht en meetbaar.

2. Stel prioriteiten

Niet alle trends vragen om onmiddellijke actie. Maak onderscheid tussen urgente kwesties (zoals een stijging in meldingen van discriminatie) en problemen die op de lange termijn aandacht verdienen.

3. Betrek relevante stakeholders

Bespreek je bevindingen en aanbevelingen met HR, het management en eventueel de Ondernemingsraad. Samen kun je een plan opstellen dat breed gedragen wordt.

4. Maak je aanbevelingen meetbaar

Stel doelen die de organisatie kan monitoren, zoals:

• Het verminderen van meldingen over pesten met 20% binnen twee jaar.

• Het trainen van 100% van de leidinggevenden in het herkennen van ongewenst gedrag.

Praktijkvoorbeelden van trends en beleid

Hier zijn enkele veelvoorkomende trends en hoe deze kunnen worden vertaald naar beleid:

• Trend: Veel meldingen over pesten in specifieke teams.
  Beleid: Onderzoek de taakverdeling en bied ondersteuning via trainingen of extra personeel.

• Trend: Een stijging in meldingen over grensoverschrijdend gedrag.
  Beleid: Stel een verplichte jaarlijkse training in over integriteit en respect op de werkvloer.

• Trend: Klachten over ongelijke behandeling tijdens beoordelingsgesprekken.
  Beleid: Herzie de beoordelingssystematiek en train leidinggevenden in objectieve gespreksvoering.

De kracht van presentatie

Een goed jaarverslag verdient een sterke presentatie. Hoe je jouw bevindingen en aanbevelingen presenteert, bepaalt in grote mate hoe serieus ze worden genomen.

1. Gebruik visuals om je boodschap te versterken

Een stijging in meldingen is krachtiger als het wordt ondersteund door een duidelijke grafiek. Cijfers alleen zeggen weinig; visuals maken de impact zichtbaar.

2. Houd het beknopt en doelgericht

Focus op de kern van je bevindingen en leg uit wat je aanbevelingen bijdragen aan de organisatie. Vermijd te veel details; deze kun je achteraf toelichten.

3. Pas je presentatie aan op je publiek

Bij een presentatie aan het management ligt de nadruk op strategische aanbevelingen, terwijl je bij medewerkers meer aandacht besteedt aan bewustwording en gedragsverandering.

Conclusie

Het analyseren van trends en patronen in meldingen vereist een combinatie van cijfermatige analyse en een scherp oog voor context. Door gestructureerd te werk te gaan, kun je een belangrijke bijdrage leveren aan de organisatiecultuur.

---

Volg onze cursus:
Jaarverslag voor vertrouwenspersonen

Wil je meer leren over het opstellen en presenteren van een jaarverslag? Compliance Insights Academy biedt een praktijkgerichte cursus waarin je leert:

• Welke elementen een jaarverslag moet bevatten.

• Hoe je vertrouwelijkheid waarborgt bij het registreren en rapporteren van meldingen.

• Hoe je trends analyseert, conclusies trekt en aanbevelingen formuleert.

• Hoe je je jaarverslag helder en overtuigend presenteert.

Tijdens de cursus laten we ook tal van voorbeelden zien van de manieren waarop (onderdelen van) het jaarverslag kan worden aangevlogen.

De cursus is geaccrediteerd door de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen (LVV) en levert 6 BNS-uren op. Meld je aan voor een van de beschikbare data en krijg de tools die je nodig hebt om met vertrouwen je jaarverslag te schrijven en te presenteren.

Lees meer van onze blogs over dit onderwerp: