Melding, klacht of signaal? Een verdiepend perspectief voor je jaarverslag
Als vertrouwenspersoon registreer je uiteenlopende meldingen van medewerkers. Het ene gesprek draait om een concrete klacht over pesten of discriminatie, terwijl een ander gesprek een vaag signaal kan zijn over onveiligheid in de werksfeer. Hoewel meldingen, klachten en signalen op elkaar lijken, spelen ze elk een andere rol in je werk én in het jaarverslag.
Het is belangrijk om deze begrippen helder te definiëren. Dit voorkomt verwarring en biedt zowel management als medewerkers inzicht in de aard van de binnengekomen kwesties. In deze blog bespreken we het verschil tussen een melding, klacht en signaal en hoe je deze nuances in je jaarverslag kunt benutten om trends en adviezen nog beter over te brengen.
Wat is het verschil?
1. Een melding
Een melding is een uiting van een probleem of situatie die de medewerker heeft ervaren. Het gaat meestal om een concreet beschreven gebeurtenis, maar hoeft niet per se een officiële klacht te zijn. De melder zoekt vaak advies of wil gewoon gehoord worden, zonder directe actie te verlangen.
Voorbeeld:
Een medewerker meldt dat een collega regelmatig opmerkingen maakt die als kleinerend worden ervaren. De melder wil weten hoe hier mee om te gaan.
2. Een klacht
Een klacht is een formele melding waarin de medewerker vraagt om actie. Dit kan variëren van het aanspreken van een persoon tot het starten van een formele procedure. Bij klachten speelt vaak een wens tot herstel of rechtvaardigheid. Uiteraard wordt een klacht niet ingediend bij de vertrouwenspersoon, maar bij de klachtencommissie. Heb je weet van klachten die zijn ingediend? Neem dat dan op in je jaarverslag.
Voorbeeld:
Een medewerker dient een klacht in tegen een leidinggevende wegens herhaald grensoverschrijdend gedrag en verwacht dat de organisatie een officiële stappenplan volgt.
3. Een signaal
Een signaal is een indirecte aanwijzing dat er iets speelt binnen de organisatie. Dit kan voortkomen uit een gesprek waarin de melder geen specifieke klacht of melding benoemt, maar wel gevoelige onderwerpen of patronen aanstipt. Signalen kunnen wijzen op bredere problemen in de organisatiecultuur.
Voorbeeld:
Een medewerker vertelt tijdens een gesprek dat er “veel spanning is op de afdeling” zonder in detail te treden. Dit kan een signaal zijn van onderliggende problemen zoals werkdruk of een conflict.
Waarom is onderscheid belangrijk in je jaarverslag?
Het onderscheiden van meldingen, klachten en signalen helpt om de impact van je werk beter te verwoorden. Dit onderscheid geeft inzicht in:
De ernst van de kwesties: Klachten vragen meestal om directe actie, terwijl signalen vaak breder onderzoek vereisen.
De trends binnen de organisatie: Door signalen apart te benoemen, kun je bredere thema’s identificeren, zoals een toenemende werkdruk of een onveilige werksfeer.
De rol van de vertrouwenspersoon: Het toont dat jouw werk verder gaat dan het registreren van klachten en ook bijdraagt aan het signaleren en voorkomen van problemen.
In een goed jaarverslag wordt dit onderscheid vertaald naar duidelijke cijfers en voorbeelden, zodat het management begrijpt wat er speelt en welke actie nodig is.
Hoe verwerk je deze nuances in je jaarverslag?
Hier zijn enkele tips om meldingen, klachten en signalen effectief op te nemen in je verslag:
1. Categoriseer meldingen, klachten en signalen
Gebruik in je registratie een duidelijke indeling en neem deze ook over in je jaarverslag. Bijvoorbeeld:
Meldingen: 45% van de gesprekken ging over grensoverschrijdend gedrag.
Klachten: 25% betrof officiële klachten over pesten.
Signalen: 30% wees op algemene onvrede over leiderschap of werkdruk.
2. Verbind signalen aan trends
Signalen bieden een waardevol perspectief op bredere patronen in de organisatiecultuur. Bijvoorbeeld:
"Tijdens verschillende gesprekken werd aangegeven dat de communicatie binnen het management als ontoegankelijk wordt ervaren. Dit wijst mogelijk op een bredere uitdaging rondom leiderschap en transparantie."
3. Illustreer het onderscheid met geanonimiseerde voorbeelden
Door concrete casussen op te nemen, maak je het verschil tussen meldingen, klachten en signalen helder.
Voorbeeld:
Melding: Een medewerker vroeg om advies over hoe om te gaan met een collega die intimiderend gedrag vertoonde.
Klacht: Een formele klacht werd ingediend over discriminatie tijdens beoordelingsgesprekken.
Signaal: Tijdens gesprekken met verschillende teamleden kwam naar voren dat medewerkers zich onvoldoende gehoord voelen bij werkdrukproblemen.
4. Combineer cijfers en context
Zorg dat je cijfers combineert met een beschrijving van de context waarin deze plaatsvonden. Bijvoorbeeld:
"Van de 20 signalen die in 2023 werden opgevangen, hadden 15 betrekking op werkdruk. Deze signalen kwamen vooral uit teams waar recent een reorganisatie heeft plaatsgevonden."
Praktijkvoorbeeld: Hoe werkt dit in de praktijk?
Stel dat je in een jaarverslag wilt rapporteren over een patroon van werkdruk in een organisatie. Hier is een voorbeeld van hoe je meldingen, klachten en signalen kunt integreren:
Cijfers en trends:
"In totaal zijn er 35 meldingen geregistreerd over werkdruk. Hiervan waren 10 officiële klachten en 15 signalen van algemene onvrede. Het patroon was met name zichtbaar in afdelingen waar recent teams zijn samengevoegd."
Aanbeveling:
"Wij adviseren om het werkdrukbeleid te evalueren en medewerkers structureel meer inspraak te geven bij veranderingen in werkprocessen."
De voordelen van deze aanpak
Door een duidelijk onderscheid te maken tussen meldingen, klachten en signalen in je jaarverslag, creëer je:
Meer inzicht: Het management kan beter inspelen op zowel acute problemen als structurele uitdagingen.
Vertrouwen: Medewerkers zien dat alle vormen van input serieus worden genomen, ook als het geen officiële klacht betreft.
Strategische waarde: Het verslag biedt niet alleen een terugblik, maar ook een duidelijke basis voor preventief beleid.
Jouw rol als vertrouwenspersoon
Als vertrouwenspersoon ben je meer dan een meldpunt. Je bent een signaleerder, adviseur en bruggenbouwer binnen de organisatie. Door meldingen, klachten en signalen helder te onderscheiden en te presenteren, draag je bij aan een beter begrip van wat er speelt én aan duurzame oplossingen.
Volg onze cursus:
Jaarverslag voor vertrouwenspersonen
Wil je meer leren over het opstellen en presenteren van een jaarverslag? Compliance Insights Academy biedt een praktijkgerichte cursus waarin je leert:
Welke elementen een jaarverslag moet bevatten.
Hoe je vertrouwelijkheid waarborgt bij het registreren en rapporteren van meldingen.
Hoe je trends analyseert, conclusies trekt en aanbevelingen formuleert.
Hoe je je jaarverslag helder en overtuigend presenteert.
Tijdens de cursus laten we ook tal van voorbeelden zien van de manieren waarop (onderdelen van) het jaarverslag kan worden aangevlogen.
De cursus is geaccrediteerd door de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen (LVV) en levert 6 BNS-uren op. Meld je aan voor een van de beschikbare data en krijg de tools die je nodig hebt om met vertrouwen je jaarverslag te schrijven en te presenteren.
Lees meer van onze blogs over dit onderwerp:
