Wat doet een vertrouwenspersoon?

Hoewel er op dit moment geen wettelijke verplichting is voor organisaties om een vertrouwenspersoon aan te stellen, wordt het belang hiervan wel erkend in nationale en internationale wet- en regelgeving. De rol van de vertrouwenspersoon wordt hierin regelmatig benoemd met betrekking tot ongewenste omgangsvormen en sociale veiligheid.

Om het belang van een vertrouwenspersoon goed te begrijpen, is het belangrijk om te weten wat deze precies doet. In dit blog geven we daarom een kort overzicht van de taken en verantwoordelijkheden van een vertrouwenspersoon

De rol & functie van de vertrouwenspersoon

De rol van de vertrouwenspersoon is tweeledig. Allereerst fungeert de vertrouwenspersoon als luisterend oor waar medewerkers vertrouwelijk terecht kunnen met hun zorgen, klachten of vragen met betrekking tot ongewenst gedrag. Ten tweede vervult de vertrouwenspersoon een preventieve rol. Door het geven van voorlichtingen, cursussen en informatie over ongewenste omgangsvormen. Zo wordt een respectvolle en inclusieve werkomgeving zoveel mogelijk bevordert.

In de uitoefening van zijn tweeledige rol heeft de vertrouwenspersoon 3 hoofdtaken die hieronder nader zullen worden toegelicht.

Opvangen & begeleiden

Het belangrijkste aspect van het werk van de vertrouwenspersoon is het bieden van een veilige plek waar werknemers vertrouwelijk hun zorgen en problemen kwijt kunnen. Werknemers kunnen bij een vertrouwenspersoon terecht met situaties van (mogelijk) ongewenst gedrag. Een vertrouwenspersoon biedt hierdoor een veilige omgeving waar medewerkers met die persoon openlijk kunnen spreken en zich daardoor gehoord voelen. Naast het luisteren, begeleidt een vertrouwenspersoon werknemers naar een eventuele oplossing voor het probleem of conflict. Een vertrouwenspersoon adviseert niet, maar vertelt over mogelijk te nemen stappen en de voor- en nadelen en de consequenties van deze stappen. Deze stappen bestaan uit zogenaamde formele en informele wegen. Een vertrouwenspersoon kan – indien nodig - doorverwijzen naar andere professionals zoals een juridisch adviseur, bedrijfsarts, psycholoog, mediator, coach/counselor, politie, College voor de Rechten van de Mens of slachtofferhulp.

Geheimhouding en vertrouwelijkheid zijn hierbij uitermate van belang. Melders moeten er te allen tijde op kunnen vertrouwen dat hun verhaal niet bij anderen terecht komt. Dit vertrouwen is de basis voor het goed functioneren van een vertrouwenspersoon binnen een bedrijf.  

Preventie & bewustwording

Naast opvangen en begeleiden spelen vertrouwenspersonen ook een belangrijke rol in de preventie van ongewenste omgangsvormen. Zo is het belangrijk om trainingen en workshops te organiseren om werknemers bewust te maken van wat ongewenst gedrag inhoudt en hoe het kan worden voorkomen. Daarnaast is het ook belangrijk om uitleg te geven over integriteit en de rol van een vertrouwenspersoon op zichzelf. Hier hoort ook bij dat een vertrouwenspersoon zichzelf kenbaar maakt binnen een organisatie, zo zijn ze goed vindbaar voor de medewerkers. Dit bevordert de effectiviteit van de vertrouwenspersoon.

Een voorlichting over (on)gewenst gedrag op de werkvloer of integriteitsschendingen kan alleen worden gegeven maar dit kan ook in samenwerking met bijvoorbeeld de arbodienst, de bedrijfsarts of medezeggenschapsorganen. 

Gevraagd & ongevraagd advies

Voor vertrouwenspersonen is het van belang om alert te zijn op signalen over sociale veiligheid en integriteit binnen een organisatie. De vertrouwenspersoon kan op basis van gesignaleerde ‘trends’, het type situaties dat bij de vertrouwenspersoon wordt aangekaart, het management gevraagd en ongevraagd adviseren over sfeer, werkklimaat, ongewenst gedrag en meldingen die hiertoe aanleiding geven. Belangrijk is dat dit in geanonimiseerde vorm gebeurd.

Aan het eind van elk jaar schrijft een vertrouwenspersoon een geanonimiseerd jaarverslag waarin het aantal en de soort meldingen die er zijn geweest worden vermeld. In het jaarverslag komen de thema’s, trends en knelpunten van het afgelopen jaar naar voren. Het biedt de vertrouwenspersoon een mogelijkheid om advies te geven aan de organisatie over preventie en aanpak van ongewenste omgangsvormen.

Tijdens het overleg met het bestuur van de organisatie worden de uitkomsten van het jaarverslag toegelicht. Het kan een mooi beginpunt zijn voor het jaarplan. Besproken kan worden wat er volgend jaar op de agenda staat met betrekking tot voorlichtingen, workshops en bewustwordingsactiviteiten.

Tot slot

Het hebben van een of meer vertrouwenspersonen binnen een organisatie kan een aanzienlijke positieve impact hebben op werknemers, werkgevers en de algehele sfeer binnen een organisatie. Werknemers voelen zich veiliger en kunnen ergens hun verhaal kwijt. Dit draagt bij aan hen welzijn en tevredenheid. Ook de organisatie zelf kan er profijt van hebben. Het hebben van een vertrouwenspersoon kan leiden tot een positievere werkomgeving, minder ziekteverzuim en een hogere productiviteit.

Bovendien kunnen meldingen van ongewenst gedrag leiden tot reputatieschade, wanneer deze niet serieus of adequaat worden behandeld. Het goed ondersteunen van werknemers bij ervaringen met ongewenst gedrag, kan helpen om juridische problemen en reputatieschade voor de organisatie te voorkomen.