Combinatie van de klachtencommissie en de vertrouwenspersoon

In een ideale wereld zou elke organisatie een veilige en respectvolle werkomgeving bieden, waar medewerkers vrijuit kunnen functioneren zonder angst voor ongewenst gedrag. Maar helaas is dit niet altijd het geval. Conflicten kunnen zich nog altijd voordoen, en daarom zijn er mechanismen nodig om deze problemen aan te pakken en te voorkomen dat ze escaleren. 

Een van deze mechanismen is het instellen van een klachtencommissie, die belast is met het onderzoeken en afhandelen van klachten met betrekking tot ongewenste omgangsvormen binnen een organisatie. Een ander cruciaal onderdeel van het creëren van een veilige werkomgeving is het aanstellen van vertrouwenspersonen (VP's), die fungeren als aanspreekpunt voor medewerkers die te maken hebben met problemen zoals pesten, discriminatie, of seksuele intimidatie.

Maar wat als een persoon de rol van zowel vertrouwenspersoon als lid van de klachtencommissie zou willen vervullen binnen dezelfde organisatie? Op het eerste gezicht lijkt dit misschien logisch - beide functies hebben immers te maken met het aanpakken van ongewenst gedrag binnen een organisatie. Echter, de combinatie van deze twee functies binnen dezelfde organisatie kan leiden tot belangenverstrengeling en conflicten.

Belangenverstrengeling 

Een groot verschil tussen een klachtenfunctionaris en een vertrouwenspersoon is dat een klachtenfunctionaris onpartijdig is. Een vertrouwenspersoon daarentegen staat aan de kant van de melder en is in die zin dus partijdig. Het is voor een melder van cruciaal belang dat hij zich ook daadwerkelijk gesteund voelt door de vertrouwenspersoon. Door als vertrouwenspersoon ook in de klachtencommissie deel te nemen, kan je dit vertrouwen beschadigen. Daarnaast levert het een belangenverstrengeling op, waardoor de objectiviteit, onpartijdigheid en geloofwaardigheid van de commissie in het geding kunnen komen. Als klachtencommissie dien je namelijk waarborgen te bieden voor alle betrokken partijen. Door de vertrouwenspersoon bij het onderzoek en de beraadslaging hierbij te betrekken, kan het voor de betrokken partijen voelen alsof de wederpartij wordt voorgetrokken omdat zijn/haar vertrouwenspersoon in de klachtencommissie zit. 

Om deze (en nog meer) redenen is het gebruikelijk en vaak zelfs verplicht dat de functies van vertrouwenspersoon en lid van de klachtencommissie gescheiden worden binnen dezelfde organisatie. Door deze scheiding van functies kunnen beide rollen effectief worden vervuld zonder dat de belangen van de betrokken partijen in het gedrang komen.

Voordelen van combineren

Ondanks dat het niet verstandig is om beide rollen binnen dezelfde organisatie te vervullen, heeft het opdoen van ervaring in beide functies zo zijn voordelen.

Ten eerste kan het hebben van ervaring als vertrouwenspersoon waardevolle inzichten bieden aan een lid van een klachtencommissie, en vice versa. Een vertrouwenspersoon ontwikkelt een diepgaand begrip van de problemen waarmee medewerkers te maken kunnen krijgen, terwijl een lid van de klachtencommissie expertise opbouwt in het onderzoeken en afhandelen van formele klachten. Bovendien moet een lid van de klachtencommissie de nodige kennis hebben van de aard en omvang van de ongewenste omgangsvormen. De vertrouwenspersoon heeft deze wetenschap al.

Door beide rollen te vervullen, kan een persoon een breder perspectief krijgen op het spectrum van ongewenste omgangsvormen en de manieren waarop ze kunnen worden aangepakt. Het biedt de kans om te leren van verschillende benaderingen van conflictbeheersing, interventiestrategieën en beleidsmaatregelen met betrekking tot ongewenste omgangsvormen. Deze kruisbestuiving van kennis en ervaring kan leiden tot effectievere interventies en procedures binnen zowel de klachtencommissie als het werk van de vertrouwenspersonen.

Bovendien kan het vervullen van beide functies binnen verschillende organisaties een persoon helpen bij het opbouwen van een uitgebreid professioneel netwerk en het delen van best practices met collega's in het veld van conflictbeheersing en HR-management.

Conclusie

Kortom, terwijl het combineren van de functies van vertrouwenspersoon en lid van de klachtencommissie binnen dezelfde organisatie risico's met zich meebrengt, kunnen beide rollen waardevolle ervaringen en inzichten bieden wanneer ze afzonderlijk worden vervuld binnen verschillende ondernemingen. Het is deze diversiteit aan ervaringen die kan bijdragen aan een effectievere aanpak van ongewenst gedrag en het bevorderen van een gezonde en respectvolle werkomgeving voor alle medewerkers.