5 tips voor het positioneren en functioneren van de vertrouwenspersoon

Een vertrouwenspersoon biedt een veilige haven voor werknemers om hun zorgen en klachten te uiten en is daarom van onschatbare waarde in elke organisatie. Het is essentieel dat de vertrouwenspersoon correct gepositioneerd wordt en op een juiste manier functioneert. In de praktijk blijkt er echter vaak nog onduidelijkheid over de rol van de vertrouwenspersoon, wat kan leiden tot inefficiënte en onverstandige keuzes, zoals het aanstellen van een niet-gecertificeerde medewerker of het toebedelen van taken die niet tot het takenpakket horen. Dit kan het optimaal functioneren van de vertrouwenspersoon belemmeren. Daarom is zorgvuldige aanstelling van groot belang.

In deze blog worden vijf tips besproken die het optimaal positioneren en functioneren van een vertrouwenspersoon kunnen bevorderen.

Nummer 1: Zorg voor een goede klachtenstructuur 

In veel bedrijven bespreken medewerkers klachten eerst met hun leidinggevende. Voor klachten over ongewenste omgangsvormen kan het echter belangrijk zijn dat er eerst een vertrouwenspersoon wordt geraadpleegd. Medewerkers kunnen bij een vertrouwenspersoon vertrouwelijke gesprekken voeren waarin zij echt gehoord worden, zonder dat er direct actie wordt ondernomen zoals bij leidinggevenden en HR. Vertrouwenspersonen richten zich alleen op het belang van de medewerker, wat hun toegankelijkheid en effectiviteit vergroot. Leidinggevenden blijven essentieel voor het oplossen van problemen, maar vertrouwenspersonen bieden de eerste veilige laag van ondersteuning.

Nummer 2: Combineer de rol van vertrouwenspersoon niet met bepaalde functies 

Het combineren van de rol van vertrouwenspersoon met andere functies kan leiden tot conflicten. Bijvoorbeeld:

·  Een leidinggevende kan vertrouwelijke informatie over pesten niet gebruiken om in te grijpen.

·  Een HR-medewerker mag informatie over slechte behandeling niet delen met de leidinggevende.

·  Een OR-lid kan geen vertrouwelijke informatie gebruiken in discussies over beleid.

Deze conflicten tonen aan dat het meestal beter is om een combinatie van een rol als vertrouwenspersoon met functies als HR, leidinggevende, lid van de klachtencommissie, en OR-lid te vermijden. In kleine organisaties kan het daarom ook verstandig zijn om een externe vertrouwenspersoon in te schakelen, om zo conflicterende belangen te vermijden.

Nummer 3: Geef leidinggevenden de ruimte om voorlichting te geven over ongewenste omgangsvormen 

Werkgevers moeten volgens de wet voorlichting geven over beleid inzake psychosociale arbeidsbelasting. Dit is vooral de taak van leidinggevenden. Vertrouwenspersonen kunnen bij werkoverleggen aanwezig zijn om zichzelf voor te stellen en hun rol uit te leggen, wat drempelverlagend werkt voor medewerkers. Soms wordt gevraagd of vertrouwenspersonen de gehele voorlichting willen doen. Dit is af te raden, omdat het een indruk kan wekken bij medewerkers dat leidinggevenden het beleid niet serieus nemen. Dit kan een drempel opwerpen voor medewerkers om contact op te nemen met de vertrouwenspersoon. Leg de taak om voorlichtingen te geven dus vooral bij de leidinggevenden. Het is van belang dat voorlichtingen regelmatig plaatsvinden. De Arbo-coördinator, HR of (gedelegeerd) de communicatieafdeling kan verantwoordelijk zijn voor het voorlichtingsplan. De vertrouwenspersoon kan wel een rol spelen in de voorlichting over ongewenste omgangsvormen.

Nummer 4: Maak duidelijke afspraken over wie er terecht kan bij de vertrouwenspersoon 

Binnen een bedrijf kunnen ook stagiairs en ZZP’ers werkzaam zijn. Een organisatie is ook verantwoordelijk voor de veiligheid van deze stagiairs en ZZP’ers. Het is voor hen belangrijk dat zij toegang hebben tot een vertrouwenspersoon. Communiceer dus duidelijk naar stagiairs en ZZP’ers dat de mogelijkheid om met een vertrouwenspersoon te praten bestaat. Voor inleners geldt dat de Arbowet bepaalt dat werkgevers die op dezelfde plek werk laten verrichten, afspraken moeten maken over het Arbobeleid. Het is aan te raden om als opdrachtgever duidelijke afspraken te maken over de toegang van inleners tot jouw vertrouwenspersonen.

Nummer 5: Zorg voor een gekwalificeerde vertrouwenspersoon die over de juiste middelen en tijd beschikt 

Het is van belang om een geschikte vertrouwenspersoon aan te stellen die deze rol serieus neemt. Het is belangrijk om de vertrouwenspersoon de mogelijkheid te bieden om een opleiding te volgen. Certificering van de vertrouwenspersoon zorgt ervoor dat deze over de nodige basiskennis en continue nascholing beschikt. Daarnaast moet de werkgever de vertrouwenspersoon voldoende tijd bieden om zijn rol als vertrouwenspersoon te vervullen. Hieronder valt ook de mogelijkheid om aan verschillende intervisies deel te nemen.