Het werk van de vertrouwenspersoon: een belangrijke rol binnen organisaties

Als vertrouwenspersoon speel je een belangrijke rol binnen organisaties. Jouw taak is het om medewerkers te ondersteunen bij het bespreken van persoonlijke en vertrouwelijke kwesties op de werkvloer. Het is een verantwoordelijke taak waarbij het van groot belang is dat je integer, empathisch en professioneel te werk gaat. In deze blog bespreken we het belang van het werk van een vertrouwenspersoon en wat het werk precies inhoudt.

Allereerst is het belangrijk om te weten wat de taken van een vertrouwenspersoon zijn. Naast het bieden van opvang en begeleiding aan medewerkers die te maken hebben (gehad) met ongewenst gedrag, vervult de vertrouwenspersoon ook een preventieve taak. Het geven van voorlichting en het gevraagd en ongevraagd adviseren van het bestuur zijn essentiële onderdelen van het werk van de vertrouwenspersoon.

Opvang en begeleiding

Een vertrouwenspersoon fungeert als eerste aanspreekpunt voor medewerkers die te maken hebben met ongewenst gedrag op de werkvloer, zoals pesten, discriminatie, seksuele intimidatie en agressie. Het is belangrijk dat medewerkers in een veilige omgeving kunnen werken en zich gesteund voelen door hun werkgever bij het bespreken van deze kwesties. De vertrouwenspersoon is er om medewerkers hierin te ondersteunen en te adviseren over mogelijke vervolgstappen.

De vertrouwenspersoon staat naast de werknemer en ondersteunt deze zo goed mogelijk door te luisteren en verschillende oplossingsmogelijkheden te bespreken. De vertrouwenspersoon is partijdig in de zin dat deze de belangen van de werknemer behartigt en begeleiding biedt waar nodig. Tegelijkertijd is het van belang dat de vertrouwenspersoon in de ondersteuning objectief en neutraal blijft. Een goede balans vinden is dus essentieel.

Om effectief te zijn, is het belangrijk dat een vertrouwenspersoon goed bereikbaar is voor medewerkers die een beroep op hem of haar willen doen. Dit kan bijvoorbeeld via telefoon, e-mail of persoonlijk contact. De vertrouwenspersoon heeft een geheimhoudingsplicht en zal de informatie die hij of zij ontvangt vertrouwelijk behandelen.

Als vertrouwenspersoon is het belangrijk om empathisch te zijn. Medewerkers die te maken hebben met ongewenst gedrag op de werkvloer kunnen zich kwetsbaar en onzeker voelen. Het is belangrijk dat de vertrouwenspersoon deze medewerkers serieus neemt en zich in hun situatie kan verplaatsen. Een vertrouwenspersoon zal geen oordeel vellen en de medewerker niet adviseren over wat hij of zij moet doen. Wel kan de vertrouwenspersoon samen met de medewerker kijken naar mogelijke vervolgstappen en hierover adviseren.

Voorlichting geven

Naast het bieden van ondersteuning aan medewerkers, heeft een vertrouwenspersoon ook een preventieve rol. Door het geven van voorlichting en trainingen kan de vertrouwenspersoon bijdragen aan het voorkomen van ongewenst gedrag op de werkvloer. Dit kan bijvoorbeeld gaan om trainingen over omgangsvormen en respectvolle communicatie. De vertrouwenspersoon dient daarnaast ook voorlichting te geven over het werk van de vertrouwenspersoon zelf, zodat voor werknemers duidelijk is wanneer zij hier terecht kunnen en wat ze kunnen verwachten.

Adviseren van het bestuur

Tot slot kan de vertrouwenspersoon op basis van trends en signalen het bestuur van de organisatie gevraagd en ongevraagd adviseren over de sfeer, het werkklimaat en ongewenst gedrag. Dit stelt het bestuur in staat om het beleid en de werkomgeving te evalueren en waar nodig aan te passen. Een goed onderbouwd jaarverslag van de vertrouwenspersoon kan bijvoorbeeld leiden tot herziening van het beleid ter voorkoming van ongewenst gedrag.

Goed opgeleid & vaardig

Het is belangrijk om te benadrukken dat het werk van een vertrouwenspersoon niet altijd eenvoudig is. Medewerkers die te maken hebben met ongewenst gedrag op de werkvloer kunnen emotioneel zijn en in sommige gevallen kan er sprake zijn van heftige situaties. Het is daarom van groot belang dat een vertrouwenspersoon goed is opgeleid en beschikt over de nodige vaardigheden en ervaring om deze taken uit te voeren.

Bij het opleiden van vertrouwenspersonen is het dan ook van belang dat er aandacht wordt besteed aan de verschillende aspecten van het werk. Naast theoretische kennis is het belangrijk dat vertrouwenspersonen ook praktische vaardigheden en ervaring opdoen. Zo kunnen zij goed voorbereid aan de slag gaan en medewerkers optimaal ondersteunen.

Kortom, de rol van een vertrouwenspersoon binnen organisaties is veelzijdig en van onschatbare waarde. Het creëren van een veilige omgeving, opvang, begeleiding, voorlichting en gevraagd en ongevraagd adviseren zijn allemaal belangrijke aspecten van het werk. Met hun integriteit, empathie en professionele aanpak spelen vertrouwenspersonen een cruciale rol bij het ondersteunen van medewerkers en het bevorderen van een positieve werkomgeving.