De vertrouwenspersoon en vertrouwelijkheid: een onlosmakelijke combinatie

Vertrouwelijkheid vormt de basis voor het werk van de vertrouwenspersoon. Het is een cruciaal aspect dat ten alle tijden moet worden gewaarborgd. In deze blog wordt besproken wat vertrouwelijkheid nu precies inhoudt en waarom het zo belangrijk is in het werk van de vertrouwenspersoon.

Vertrouwelijkheid

Vertrouwelijkheid verwijst naar het ethische principe en de professionele verantwoordelijkheid om de informatie, die met de vertrouwenspersoon wordt gedeeld, in strikte vertrouwelijkheid te bewaren. Dit betekent dat alles wat medewerkers met de vertrouwenspersoon delen niet wordt gedeeld met anderen zonder uitdrukkelijke toestemming van de betrokken partij. Het is dus een principe van geheimhouding. Dit is een cruciaal element van het werk van de vertrouwenspersoon, omdat het mensen in staat stelt om vrijelijk hun zorgen, angsten en twijfels te uiten.

Daarnaast draagt vertrouwelijkheid bij aan het opbouwen van een (professionele) band tussen medewerkers en de vertrouwenspersoon. Medewerkers moeten erop kunnen vertrouwen dat hun privacy wordt gerespecteerd en dat hun persoonlijke informatie niet zonder hun instemming wordt verspreid. Dit vertrouwen vormt de basis voor een succesvolle samenwerking tussen de vertrouwenspersoon en de medewerkers die hun hulp nodig hebben.

De praktijk

We weten nu dat vertrouwelijkheid de basis vormt voor het werk van de vertrouwenspersoon, maar hoe uit zich dit in de praktijk? Allereerst moet de vertrouwenspersoon duidelijk maken dat hij of zij gebonden is aan geheimhouding. Dit gebeurt meestal tijdens het eerste gesprek waarin de vertrouwenspersoon aangeeft wat de mogelijkheden zijn en wat de grenzen zijn van het vertrouwelijke karakter van de gesprekken. De vertrouwenspersoon mag dus geen informatie doorgeven aan derden, tenzij de betrokkene hiervoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven. 

Het is belangrijk om te benadrukken dat de vertrouwenspersoon ook niet verplicht is om informatie te delen met de werkgever. Dit is anders dan bijvoorbeeld een leidinggevende of HR-medewerker die wel een verantwoordingsplicht hebben richting de werkgever. De vertrouwenspersoon is dus eigenlijk in dienst van de medewerker en niet van de werkgever. Hierdoor kan de vertrouwenspersoon als onafhankelijk persoon optreden en kan hij of zij objectief adviseren en ondersteunen.

In sommige gevallen kan het echter noodzakelijk zijn om informatie te delen, bijvoorbeeld wanneer er sprake is van een strafbaar feit of wanneer er een gevaarlijke situatie dreigt te ontstaan. Als vertrouwenspersoon is het daarom belangrijk om altijd alert te zijn op deze situaties. Het is daarbij belangrijk om te weten welke stappen je moet nemen en wat je wel of niet mag delen met derden. Het op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen binnen het werkveld van de vertrouwenspersoon en de relevante wet- en regelgeving is voor vertrouwenspersonen dan ook essentieel. Wanneer een dergelijke situatie zich voordoet zal de vertrouwenspersoon altijd eerst overleggen met de betrokkenen voordat hij of zij de vertrouwelijkheid doorbreekt. Voor het doorbreken van vertrouwelijkheid is een protocol opgesteld. Lees onze blog ‘Het protocol voor doorbreken van vertrouwelijkheid voor vertrouwenspersonen’ voor meer informatie hierover. 

Naast de belofte van vertrouwelijkheid heeft de vertrouwenspersoon ook nog andere verplichtingen. Zo moet hij of zij een veilige omgeving creëren waarin de betrokkene zijn of haar verhaal kan doen. Dit betekent dat de vertrouwenspersoon respectvol omgaat met de emoties van de melder en de regie bij hem of haar laat. Daarnaast moet de vertrouwenspersoon ook in staat zijn om te luisteren, te adviseren en te ondersteunen. Dit kan bijvoorbeeld door te helpen bij het zoeken naar oplossingen of door te verwijzen naar andere deskundigen.

Een deskundige vertrouwenspersoon

Als u op zoek bent naar een vertrouwenspersoon voor uw organisatie, dan is het belangrijk om te kiezen voor een ervaren en deskundige professional die goed op de hoogte is van de laatste ontwikkelingen op het gebied van vertrouwelijkheid en wet- en regelgeving. Bij onze opleiding tot vertrouwenspersoon staan kennis, vaardigheden en persoonlijke ontwikkeling centraal. Wij bieden een uitgebreide training waarin alle aspecten van het werk van de vertrouwenspersoon aan bod komen, zoals communicatie, gespreksvaardigheden, wet- en regelgeving, conflicthantering en ethiek.

Onze docenten zijn ervaren professionals uit de praktijk die hun kennis en ervaring graag met u delen. Tijdens de opleiding is er volop ruimte voor interactie, oefening en feedback, zodat deelnemers zich optimaal kunnen voorbereiden op het werk als vertrouwenspersoon.

Wilt u meer weten over onze opleiding tot vertrouwenspersoon of heeft u behoefte aan een vertrouwenspersoon voor uw organisatie? Neem dan gerust contact met ons op voor meer informatie. Wij helpen u graag verder!