Interne vs. externe vertrouwenspersoon
Een vertrouwenspersoon kan zowel intern als extern worden aangewezen. Ook is het mogelijk om te kiezen voor een combinatie van beide. Maar wat is precies het verschil tussen een interne en een externe vertrouwenspersoon? En welke van de twee is geschikter voor uw bedrijf?
Interne vertrouwenspersoon
De interne vertrouwenspersoon is een werknemer welke naast de functie van vertrouwenspersoon ook nog een andere functie binnen de organisatie vervult. Voor de interne vertrouwenspersoon is het essentieel dat deze bereikbaar, toegankelijk en benaderbaar is voor alle medewerkers ongeacht hun functie of positie. De interne vertrouwenspersoon moet iemand zijn waarbij medewerkers zich vrij kunnen uiten zonder de angst voor repercussies. Om deze redenen zijn er een aantal functies welke niet goed te combineren zijn met de rol van vertrouwenspersoon. Hierbij kan onder andere worden gedacht aan een HR-medewerker, een bedrijfsjurist of een lid van de klachtencommissie.
Voor de interne vertrouwenspersoon is het goed dat deze zich bewust is van zijn rol en zich representatief opstelt binnen de organisatie. Wanneer medewerkers jou tijdens de lunchpauze negatief horen praten over een andere werknemer, dan is de kans klein dat medewerkers langs zullen komen om hun hart te luchten. Daarnaast heb je ook een voorbeeldfunctie. Het is dus van belang dat jij je houdt aan de gedragsregels die zijn opgesteld door het bedrijf en dat je gewenste omgangsvormen bevordert. Dit geldt ook wanneer je taken vervult binnen je andere functie.
Het voordeel van het hebben van een interne vertrouwenspersoon is dat deze goed op de hoogte is van de cultuur die er heerst binnen het bedrijf. Ook kan deze vaak eerder signalen opvangen doordat hij met beide benen op de werkvloer staat.
Het hebben van een interne vertrouwenspersoon kan soms als een nadeel worden gezien. Soms voelen medewerkers zich toch niet prettig bij een gesprek met een collega. Zij kunnen bijvoorbeeld bang zijn dat de vertrouwelijkheid niet volledig kan worden gewaarborgd.
Externe vertrouwenspersoon
Een organisatie kan er ook voor kiezen om een externe vertrouwenspersoon in te huren. Dit kan een zelfstandige zijn of iemand die werkzaam is bij bijvoorbeeld de arbodienst of een gespecialiseerde organisatie.
Het inhuren van een externe vertrouwenspersoon heeft een aantal voordelen. Deze heeft doorgaans veel ervaring en expertise op het gebied van conflicthantering, waardoor sneller kan worden gehandeld. Bovendien beschikt een externe vertrouwenspersoon vaak over een breed netwerk van specialisten op het gebied van PSA en andere gerelateerde onderwerpen. De externe vertrouwenspersoon kan als onafhankelijker en objectiever worden gezien, omdat deze geen direct belang heeft bij de organisatie. Dit stelt de vertrouwenspersoon in staat om zonder beperkingen te handelen en adviseren. Vooral wanneer de belangen van medewerkers en werkgevers tegenover elkaar staan kan dit belangrijk zijn.
Het nadeel van een externe vertrouwenspersoon is echter dat deze mogelijk minder bekend is met de bedrijfscultuur en de specifieke problemen die zich kunnen voordoen in het bedrijf. Ook kan de afstand tot de vertrouwenspersoon voor medewerkers te ver aanvoelen, waardoor zij zich minder snel tot de vertrouwenspersoon zullen keren.
Een keuze maken
Welke vertrouwenspersoon u kiest, hangt af van uw bedrijfscultuur, de aard van uw werk en de specifieke behoeften van uw werknemers. Het kan ook nuttig zijn om beide opties te overwegen en te beslissen welke het beste past bij de behoeften van uw bedrijf.
Als u besluit om een interne vertrouwenspersoon aan te stellen, is het belangrijk om te zorgen voor training en ondersteuning om ervoor te zorgen dat de vertrouwenspersoon goed is uitgerust om zijn of haar rol effectief te vervullen. Dit kan bijvoorbeeld inhouden dat de vertrouwenspersoon wordt getraind in gesprekstechnieken, conflictbeheersing en andere relevante vaardigheden.
Als u besluit om een externe vertrouwenspersoon in te huren, is het belangrijk om een betrouwbare en professionele organisatie te vinden die ervaring heeft met het werken met bedrijven zoals dat van u. U wilt ervoor zorgen dat de vertrouwenspersoon goed opgeleid en ervaren is en in staat is om uw werknemers op een empathische en ondersteunende manier te helpen.
Het is ook belangrijk om duidelijke richtlijnen te hebben voor hoe werknemers contact kunnen opnemen met de vertrouwenspersoon, wat er gebeurt nadat een klacht is ingediend en hoe de vertrouwelijkheid van de informatie wordt beschermd. Het is van vitaal belang dat werknemers zich veilig voelen om hun klachten bij de vertrouwenspersoon in te dienen en weten dat hun privacy wordt beschermd.
In conclusie, het verschil tussen een interne en een externe vertrouwenspersoon heeft te maken met de mate van onafhankelijkheid en bekendheid met het bedrijf. Een interne vertrouwenspersoon is bekend met het bedrijf en kan fungeren als een rolmodel voor andere werknemers, maar kan mogelijk als partijdig worden beschouwd. Een externe vertrouwenspersoon is onpartijdig en kan werknemers meer vertrouwen geven om hun klachten in te dienen, maar kan minder bekend zijn met het bedrijf en de specifieke problemen die zich kunnen voordoen.
Of u nu kiest voor een interne of een externe vertrouwenspersoon, het is belangrijk om ervoor te zorgen dat uw vertrouwenspersoon goed is opgeleid, ondersteund en in staat is om uw werknemers op een empathische en ondersteunende manier te helpen. Het waarborgen van een veilige en respectvolle werkomgeving is essentieel voor het welzijn van uw werknemers en voor het succes van uw bedrijf.
